Nouvelle loi relative à la mise en conformité des logiciels d’encaissement nécessaire au 01-01-2018

Ci-après les réponses aux principales questions qui nous sont posées par nos milliers de clients.

  • Qu’est ce qui change au 01 janvier 2018 ?

A partir du 01 janvier 2018, un salon de coiffure ou un institut qui utilise un logiciel d’encaissement, doit pouvoir fournir en cas de contrôle une « Attestation individuelle relative à l’utilisation d’un logiciel de caisse satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale ».

  • La norme NF 525 est-elle obligatoire ?

L’obtention de la norme NF 525 permettant de certifier une solution d’encaissement, proposée par l’AFNOR dans le cadre de cette loi, n’a pas de caractère obligatoire. Le fait qu’un logiciel n’en dispose pas ne signifie aucunement qu’il n’est pas conforme à la législation.
La conformité du logiciel d’encaissement, y compris après le 01 janvier 2018, est lié, soit à la certification du logiciel à la norme NF 525, soit par une attestation délivrée par l’éditeur du logiciel. 

  • Comment obtenir « l’Attestation individuelle relative à l’utilisation d’un logiciel de caisse satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale » ?

A partir du 01 janvier 2018, l’éditeur fournit à l’achat du logiciel l’attestation individuelle. Un volet concerne l’éditeur du logiciel d’encaissement, un autre l’utilisateur du logiciel. L’attestation est nominative et valable pour un seul établissement, dans le cas de multi-établissements il est nécessaire de disposer d’une attestation pour chaque.

L’utilisation d’une fausse déclaration est passible d’une amende de 45000 euros et 3 ans d’emprisonnement.

  • Qu’est-ce je risque en cas d’absence de « l’Attestation individuelle relative à l’utilisation d’un logiciel de caisse satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale » ?

Une amende de 7500€ est prévue en cas de non présentation de l’attestation lors d’un contrôle. L’établissement contrôlé dispose délai de 30 jours pour présenter l’attestation de conformité à l’administration. Dans ce cas l’amende de 7500€ ne sera alors pas appliquée.

Ce délai de 30 jours concerne l’attestation du logiciel d’encaissement utilisé le jour du contrôle, ce n’est en aucun cas un délai accordé pour se mettre en conformité (ex : mise à jour, changement logiciel, etc…)

  • Mon logiciel d’encaissement est-il conforme à la réglementation actuelle ?

Le millésime 2017 des logiciels « 3Ci Coiffure » et « 3Ci Esthétique » est conforme à la législation en vigueur et conçu pour assurer l’intégrité, la confidentialité et l’accessibilité des données traitées et répond ainsi au principe d’intangibilité des données d’encaissement.

Notre Service Clients (01 64 80 39 25), sur un simple appel téléphonique, est à même de vous renseigner sur la version que vous utilisez actuellement et vous indiquer le cas échéant la procédure de mise à jour de votre logiciel afin de vous mettre en conformité.

  • Est-il obligatoire de s’équiper d’un logiciel d’encaissement au 01 janvier 2018 ?

L’utilisation d’un logiciel d’encaissement n’est pas obligatoire, ni avant ni après le 01 janvier 2018.

Cependant, en cas de non utilisation d’un logiciel d’encaissement le propriétaire d’un salon de coiffure ou d’institut de beauté, « … lui appartient de prouver par tous moyens qu’il n’enregistre pas les règlements de ses clients au moyen d’un logiciel … par exemple en présentant un extrait … papier de sa tenue de comptabilité » (exemple : carnet à souche, cahier de suivi recettes, etc…).