Retour d’expérience : L’Institut Ali’Zen

Retour d‘expérience : l‘institut de beauté ALI’ZEN propose à ses clientes de prendre rendez-vous par Internet et… elles adorent !

N’en doutons pas, la mutation digitale des instituts de beauté est en route. Parfois spontanée et à l’initiative des professionnels de la beauté, parfois subie par eux, elle est aujourd’hui une réalité pour la plus grande satisfaction des clientes. Ce sont ces mêmes clientes qui aujourd’hui attendent de leur partenaire beauté cette connectivité et cette réactivité. Elles ont déjà tous les réflexes : navigation sur les réseaux sociaux, accès immédiat à l’information via les sites internet, prise de rendez-vous en ligne, réponse aux emailings ou sms commerciaux… Les esthéticiennes se doivent d’adopter les mêmes réflexes que leurs clientes. Les bénéfices s’annoncent d’ores et déjà énormes : gain de temps et gains financiers, satisfaction client, fidélisation, évolution de l’image positive, la liste peut être longue.

Marie-Line Bonnardel, responsable de l’institut de Beauté Les Ali’Zen à Bailly Romainvilliers (77) a franchi le pas et propose aujourd’hui à ses clientes de prendre directement rendez-vous en ligne à partir de son site internet. Ce service est un véritable plus, les clientes sont ravies et Madame Bonnardel continue ainsi à fidéliser sa clientèle. Retour sur cette aventure digitale gagnantes-gagnante.

C’est en 2008 que Marie-Line Bonnardel ouvre son institut. Le premier objectif de ce chef d’entreprise était d’avoir un logiciel comptable qui lui permet d’être en conformité, de ne rien traiter manuellement afin d’éviter la moindre erreur « Personnellement j’aime les choses simples et ce qui est carré. J’ai été contactée par 3Ci Solutions et j’ai tout de suite été séduite par la simplicité de l’outil. Je me suis équipée de l’ordinateur de caisse tactile 3Ci qui, avec son imprimante intégrée, me permettait de sortir les tickets obligatoires à partir de 15€, directement sans avoir à le faire à la main. Un gain de temps incroyable et surtout beaucoup de soucis de gestion de compte en moins. 3Ci Institut me permettait de travailler facilement sans la moindre source d’erreur de caisse ou de rendu de monnaie ».

Afin de piloter son activité, Madame Bonnardel a installé dans le même temps, la suite logiciels « Excelle Institut » qui inclut de très nombreuses fonctionnalités dont le planning informatisé et en option le Rendez-vous par internet. « Bref, je suis bien équipée même si je n’utilise pas encore toutes les possibilités de la solution » précise-t-elle.

Quand on demande à Marie-Line Bonnardel comment elle en est venue proposer le Rendez-vous par Internet de 3Ci Institut, elle répond : « Cela fait maintenant un an que nous l’avons mis en place. C’est notre commercial 3Ci qui nous en parlé et nous avons voulu tenter l’aventure. Les clientes adorent ! Pour elles c’est très simple. Elles vont sur notre site internet, elles choisissent la prestation qu’elles souhaitent, le jour où elles souhaitent la faire et les créneaux libres, de la journée qu’elles ont sélectionnée, apparaissent. Dès que la sélection est faite, nous recevons une alerte directement sur notre ordinateur de caisse, nous pouvons ainsi valider définitivement le Rendez-vous, qui se place automatiquement dans l’agenda. La cliente reçoit une confirmation par mail tout simplement. Sans oublier bien-sûr la confirmation par sms 48h avant le rendez-vous. Le planning se rempli naturellement. »

Grâce à ce nouveau service, certaines clientes de l’Institut les Ali’Zen n’appellent quasiment plus l’institut car elles préfèrent être autonome.

Le bénéfice pour Madame Bonnardel ? Un téléphone qui s’est libéré et des soins qui sont moins interrompus. « Notre particularité est que nous sommes fermés le mardi donc, avant la mise en place du Rendez-vous par Internet, nous passions beaucoup de temps à rappeler nos clientes pour caler leur rendez-vous suite au message qu’elles avaient laissé. Maintenant, c’est terminé. Au lieu d’avoir une dizaine de messages le mercredi matin auquel il aurait fallu naturellement répondre, nous avons une quinzaine de rendez-vous en attente que nous avons juste à valider. C’est un énorme changement et forcément un énorme bénéfice ».

Le bénéfice pour la cliente ? Une totale liberté, elle peut prendre rendez-vous quand elle le souhaite quel que soit l’heure ou l’endroit. C’est beaucoup plus confortable pour elle. « Aujourd’hui certaines de nos clientes ne passent plus que par internet ! Ce qui leur plaît, c’est qu’elles choisissent la manière dont elles prennent rendez-vous. Certaines préfèrent le contact par téléphone, mais nous avons toute une génération de jeunes femmes qui sont connectées, qui souhaitent prendre rendez-vous quand elles sont disponibles et quand elles y pensent ».

Mme Bonnardel a décidé de paramétrer l’ouverture du Rendez-vous par Internet d’un mois sur l’autre afin de mieux gérer le planning de ses équipes « mais là encore je peux modifier comme je le souhaite. »

Un des nombreux atouts de la solution 3Ci Institut est la gestion du fichier client directement à partir de la caisse tactile et c’est justement l’attention particulière que Mme Bonnardel porte à ses clientes qui est au coeur du succès de l’Institut Les Ali’Zen. « Toutes nos clientes sont entrées directement dans notre base. Nous créons pour chacune une fiche détaillée dans laquelle nous pouvons même ajouter des informations qu’elle nous aura données : le nombre d’enfants, son lieu de travail, tous ces petits détails qui font la différence dans la relation. Nous essayons de le faire pour chaque cliente. »

Marie-Line Bonnardel a toujours considéré que l’informatique devait lui simplifier son activité au quotidien afin de se concentrer sur son métier. C’est la raison pour laquelle elle a décidé de mettre immédiatement en place le planning informatisé « Je n’ai quasiment jamais travaillé sur un planning papier » déclare-t-elle.

Créé avec le soutien des professionnels de la beauté, le planning informatisé de 3Ci Institut offre la souplesse du planning papier sans en avoir les inconvénients. Fini les ratures et les écritures illisibles. La prise de rendez-vous est fluide et claire, les temps de rendez-vous totalement ajustables en fonction de la cliente ou du soin. Ce planning offre également une vision de l’activité à la journée, la semaine ou au mois, une vue des taux de remplissage par jour et/ou par collaborateur, une proposition systématique d’un créneau horaire vide, l’anticipation du remplissage des jours blancs et le rappel du rendez-vous aux clients par message sms, 24h avant…. Bref, le planning informatisé va réellement bien au-delà et devient un véritable outil de pilotage.

« Je trouve ça très pratique, et comme nous connaissons bien nos clientes, nous pouvons ajuster la durée de la prestation en fonction de leur besoin. Pour l’organisation de la journée c’est beaucoup plus clair, car toutes les prestations sont, en plus, personnalisables par couleur. Toutes les épilations apparaissent en rose, les soins visage en mauve, onglerie, massages, auront d’autres couleurs, donc vous savez tout de suite comment va s’organiser votre journée ».

Grâce à l’ordinateur de Caisse tactile 3Ci Mme Bonnardel suit son activité au quotidien : gestion comptable « j’envoie par mail à ma comptable mes comptes en fin de mois en un seul clic », gestion des encaissements « plus besoin de compter les chèques ou les cartes bleues à la main », gestion des stocks produits grâce à la douchette « quitte à gérer les stocks autant avoir la douchette. Une fois les produits entrés dans la base, c’est très facile de scanner le code barre et le stock se met automatiquement à jour ». 3Ci Institut est devenu indispensable dans le quotidien de Marie-Line Bonnardel.

Au sujet de sa relation avec 3Ci Solutions, elle répond immédiatement : « Tout se passe très bien. J’ai choisi l’option assistance à l’année donc si j’ai le moindre problème, j’ai toujours un interlocuteur qui peut répondre à mes questions et m’aider à distance. C’est très pratique ».

Interrogée sur un conseil qu’elle pourrait donner aux professionnels de la beauté qui s’installent Marie-Line Bonnardel n’hésite pas à recommander 3Ci : « Je viens de parrainer ma voisine qui est coiffeuse. Elle était venue me solliciter pour l’informatisation de son salon, elle se posait des questions sur l’utilité de cette démarche. Je lui ai proposé de rencontrer un commercial de chez 3Ci afin d’avoir une démonstration du produit et elle a été convaincue. Je le recommande à 100%. Aujourd’hui je ne vois pas comment on pourrait faire sans informatisation, ça libère tellement de temps et c’est tellement simple et carré que je ne vois pas comment s’en passer. »

L’entrée dans l’ère digitale est une réalité qui permet de créer de la valeur supplémentaire pour les Instituts. 3Ci Solution s’engage à leur côté afin de leur proposer, des outils simples et un accompagnement personnalisé pour une ère numérique efficace.