Retour d‘expérience : Sonia Debono, Présidente de la CNAIB des Pays de la Loire prône la mise en conformité avec 3Ci Solutions.

Le 1er janvier 2018 marquera une étape importante dans la vie de nombreux commerçants. En effet, c’est à cette date que les professionnels assujettis à la TVA qui utilisent un logiciel de comptabilité ou un système de caisse seront obligés d’enregistrer les paiements de leurs clients au moyen d’un logiciel conforme aux dernières obligations de la Direction Générale des Finances Publiques. Tous devront donc être en capacité de prouver que le logiciel d’encaissement est en conformité avec la Loi.
Cette échéance arrive à grand pas et Sonia Debono professionnelle de l’esthétique, mais aussi Présidente de la CNAIB (Confédération Nationale Artisanale des Instituts de Beauté) de la Région Pays de la Loire et du département de la Sarthe, montre l’exemple et se met en conformité avec 3Ci Solutions.

Quand on parle avec Sonia Debono, on est immédiatement séduit par sa passion pour l’esthétisme et son enthousiasme. Cette esthéticienne, Responsable de l’institut Sonia Institut à Yvrà côté du Mans, n’arrête jamais. Elle doit naturellement gérer son activité, ses 2 collaboratrices, rester proche de ses clientes et continuer à s’investir dans ses nombreuses activités au niveau régional et départemental.
Avec près de 60 heures par semaine, le temps est donc un luxe qu’elle ne peut se permettre de gaspiller.

Pour cela, sa règle numéro 1 est d’être bien accompagnée. Naturellement, bien accompagnée par son équipe au sein de son institut, mais aussi bien accompagnée par ses partenaires. Elle fait partie de ces professionnelles qui considèrent que l’informatique et un atout et un facilitateur.
« Quand j’ai démarré mon activité il y a 10 ans, je faisais tout à la main. Mes comptes, mon répertoire, mon agenda, mes stocks, tout était papier. J’étais habituée, mais cela me prenait un temps fou et je devais surtout faire attention à ne pas perdre de papier. Bref c’était contraignant ».

C’est à l’occasion d’une formation faite à la chambre des métiers que Sonia Debono, commence à découvrir les bénéfices de l’informatique et du web. Elle commence d’abord par un site internet, puis une page Facebook, Instagram, twitter… rien ne l’arrête et c’est tout naturellement que l’informatique s’est installé dans son institut. Mais toujours pas de caisse enregistreuse : « Je faisais mes tableaux sous Excel et l’encaissement à la main », précise Sonia. « Moi qui aime les choses carrées, je savais qu’il fallait que je passe à l’étape suivante pour mieux structurer mon activité et éviter les sources d’erreurs car, nous sommes trois au sein de l’institut à pouvoir encaisser donc difficile de continuer à faire cela à la main sans se tromper ».

En 2013, un accord de partenariat est signé entre Michèle Lamoureux, Présidente de la CNAIB et 3Ci Solutions. Ce partenariat permet aux esthéticiennes de s’informatiser à un tarif très avantageux. Liberté est cependant laissée aux esthéticiennes de s’équiper avec le prestataire qu’elles souhaitent.

Mais, ce n’est qu’en décembre 2016 que la chef d’entreprise a rencontré les équipes de 3Ci Solutions :
« Je savais que de nouvelles obligations allaient nous impacter au 1er janvier 2018. Il fallait donc nous préparer sans attendre. Lors de l’assemblée générale de la CNAIB, plusieurs prestataires informatiques sont venus nous présenter leurs solutions». Sonia Debono qui est une commerciale née, a alors lancé un appel d’offre et mis ces 5 prestataires en concurrence. Chacun d’entre eux a présenté sa solution et a dû répondre à un questionnaire ciblé.

« Plusieurs prestataires n’ont pas pu répondre car ils n’étaient pas fabriquant de leurs machines, comme l’est 3Ci Solutions donc ils ne pouvaient pas s’engager. De fait, ils ont été écartés car nous savions qu’ils n’auraient pas la réactivité nécessaire et indispensable pour nos métiers. Nous avons finalement fait le choix de 3Ci Solutions car ils ont su répondre à toutes nos questions, toutes nos attentes de personnalisation et d’accompagnement. Le choix s’est vraiment imposé à nous. »

Madame Debono insiste également sur la qualité du contact qu’elle a eu avec les équipes commerciales de 3Ci Solutions : « Le commercial, Hugo, a été excellent. Il est venu deux fois me rencontrer pour me présenter la solution et répondre à mes nombreuses questions. Aujourd’hui, alors que j’ai signé avec lui, son investissement ne se dément pas. Il est toujours disponible et extrêmement réactif quel que soit l’heure. Je ne suis jamais seule face à un problème. C’est un énorme atout. »

Le prix a également été un élément à prendre en compte et naturellement en chef d’entreprise efficace Madame Debono n’est pas passée à côté : « Certes, 3Ci Solutions n’étaient pas les moins cher, mais ils m’apportaient un service que je ne retrouvais pas chez les autres prestataires. Ce qui a fait la différence ? C’est que la solution 3Ci s’adaptait à mes besoins et pas l’inverse et ça c’était extrêmement intéressant. Toutes mes demandes pouvaient être prises en compte, pas besoin de transiger sur ce qui était important pour moi. Sans oublier l’accompagnement et c’est essentiel, car nous devons pouvoir être dépannés très rapidement en cas de besoin. 3Ci nous apportait cette garantie ».

La prise en main de la solution s’est faite très simplement : « J’ai joué avec la solution pour mieux la découvrir, j’ai fait comme avec un téléphone portable, je suis allée dans tous les menus et j’ai découvert des choses très utiles en quelques clics ; La solution 3Ci Esthétique n’est pas un logiciel compliqué. Avec des codes couleurs ou des images on s’y retrouve très bien. Tout est personnalisé et personnalisable ».

Côté fidélisation pas de problème, tout se fait à partir de la machine. Depuis des années Sonia Debono met en place une promotion par mois. Il fallait que les choses continuent sur le même rythme. A partir de son logiciel de caisse, elle peut avec le ticket de caisse, donner un coupon promo à utiliser dans le mois. « J’ai mis en place la promo du mois pour faire découvrir un soin ou récompenser une cliente. Chaque mois, au moment du passage en caisse mes clientes repartent avec le coupon de la promo du mois à venir. Elles sont ravies ».

Ces opérations de fidélisation permettent de séduire des clientes que Sonia Debono n’aurait pas habituellement touchées. : «En moyenne, c’est 50 clientes qui reviennent. C’est donc très intéressant. Tout ce qui est marketing ça marche énormément. Les clientes sont satisfaites et vont en parler autour d’elles. Ça fait boule de neige.». En complément Sonia envoie une News Letter tous les mois, à l’ensemble de son fichier client afin de leur rappeler ce dont elles peuvent bénéficier en venant à l’institut. Elle ne perd jamais le contact.

Quand on demande à Madame Debono quel bilan elle fait de sa solution elle répond immédiatement : « C’est un formidable joujou ! Je crée, j’enrichis, j’analyse. Plus de sources d’erreur. Bref, ça me change vraiment la vie et je suis plus proche de mes clientes car en enrichissant la fiche client, j’arrive à noter des petits détails importants». Au niveau pilotage de son activité Madame Debono n’est pas reste. Elle peut voir la performance de telle ou telle prestation. Les collaboratrices qui travaillent avec elle peuvent également suivre le chiffre qu’elles ont réalisé dans la journée, se fixer des objectifs, voir ce qu’il reste à faire, analyser les statistiques. La solution 3Ci devient alors, un véritable outil de pilotage.

Grâce à 3Ci Solutions, il est simple de se mettre en conformité sans attendre.

C’est sur le point de la mise en conformité que Sonia Debono souhaite insister : « il ne faut pas attendre la dernière minute pour s’équiper et se mettre en conformité. Même si le logiciel est très simple, il faut quand même entrer ses données, s’habituer à l’utiliser et à l’enrichir. Il faut prendre le temps de découvrir le logiciel. Il faut le faire maintenant, pour être au point au 1er janvier prochain.  Ce n’est pas cet été alors que nous aurons beaucoup de travail qu’il faut s’y mettre. En plus financièrement, c’est avantageux puisque nous avons des conditions préférentielles que nous avons négociées. Alors pourquoi attendre ?».

La nouvelle version 3Ci Esthétique 2017 répond aux nouvelles obligations imposées par la Direction Générale des Finances Publiques qui entreront en vigueur au 1er janvier 2018. Les obligations de tenue de compte s’imposent à tous et sont assez lourdes. Par exemple doit pouvoir être fourni :

  • le double de chaque fiche de caisse (carnet à souche numéroté),
  • le détail des prestations pour tout ticket supérieur ou égal à 76€,
  • le détail des prestations et des ventes (pas de CA global),
  • tenir le détail journalier des recettes espèces/chèques/CB (brouillard de caisse),
  • etc…

De plus, afin de respecter les obligations légales de rémunération (par rapport au CA), chaque professionnel doit disposer de statistiques mensuelles précises pour chaque collaborateur.

L’emploi de « logiciel libre » ou de tableur est interdit puisque ne disposant pas de la certification.
Ces obligations sont telles qu’assurer une tenue de caisse manuelle, bien que toujours possible, est une source d’erreur et risque de prendre à chacun, un temps important, qui pourrait être consacré à développer son activité. Si lors d’un contrôle, le commerçant n’est pas à même de produire, depuis le logiciel, une attestation de conformité, sera passible d’une amende de 7500€. Il aura alors 30 jours pour produire le certificat. Ce certificat devra obligatoirement être daté de la date du contrôle (impossible donc d’attendre un contrôle pour installer la Mise à Jour ou le logiciel certifié).
La loi impose la prise en compte et le respect des obligations légales en matière de conservation et de présentation à l’administration fiscale de la documentation se rapportant aux logiciels de comptabilité ou de gestion et aux systèmes de caisse.

Les logiciels 3Ci Solutions, dans leur version Millesime 2017, permettent d’éditer, à tout moment ce certificat de conformité.